Uniwersytet Łódzki i ich biuro prasowe zostali wyróżnieni w ramach XV edycji konkursu Popularyzator Nauki za wzorcową politykę informacyjną. Jak łódzka uczelnia wykorzystuje Prowly do komunikacji z mediami? Spytaliśmy Agnieszkę Woś, Koordynator ds. Komunikacji i PR Uniwersytetu Łódzkiego.
Magdalena Wosińska, Content Marketing Specialist Prowly: Otrzymali Państwo nagrodę od PAP za „wzorcową politykę informacyjną” dla biura prasowego UŁ. Co było brane pod uwagę w konkursie?
Agnieszka Woś, Koordynator ds. Komunikacji i PR Uniwersytetu Łódzkiego: Wyróżnienie im. red. Tomasza Trzcińskiego za wzorcową politykę informacyjną, jakie otrzymało nasze biuro prasowe, nie jest uwzględniane w oficjalnych kategoriach konkursowych Popularyzatora Nauki 2019. Nagrodę przyznała redakcja PAP, biorąc pod uwagę jakość współpracy z nami z poprzedniego roku. Tym, co na pewno zaważyło na decyzji redaktorów, były przekazywane przez nas ciekawe, rzetelne i dobrze opracowane treści, pod uwagę brano również to, co regularnie – np. w postaci cykli – zamieszczamy w uniwersyteckich kanałach komunikacji, takich jak SoundCloud, YouTube czy wirtualne BP.
M.W.: Zapytam też, odnosząc się do obecnych realiów, jak w czasach pandemii, gdy cała komunikacja przeniosła się do online’u, prowadzić wzorcową politykę informacyjną?
A.W.: Tak samo, jak w epoce „przed onlinem” – znajdować ekspertów, którzy mają coś do powiedzenia w tematach bieżących i ważnych dla ludzi. W naszych codziennych działaniach w okresie pandemii przede wszystkim szybko reagujemy – w przypadku fake newsów prosimy naszych specjalistów o ich dementowanie. Oczywiście to nie wszystko, bo proaktywnie szukamy też tematów oraz naukowców do aktualnego kontekstu. Od kilku lat konsekwentnie budujemy wizerunek Uniwersytetu Łódzkiego jako silnego ośrodka naukowo-badawczego, realizujemy strategię opartą o sprawdzone informacje z różnych obszarów badawczych i do tego celu wykorzystujemy wszystkie nasze wirtualne kanały komunikacji. Wypuszczamy kilka materiałów w ciągu tygodnia, reagując na bieżące wydarzenia i prezentując je z różnych perspektyw – historycznej, psychologicznej, związanej z rynkiem pracy. W obecnych czasach zmieniła się jedynie forma przekazu, nasi eksperci zaczęli np. nagrywać swoje wypowiedzi poprzez komunikatory. Niezmienny pozostaje natomiast research i profesjonalizm naszych naukowców.
M.W.: Jaką Państwa zdaniem w dzisiejszych, trudnych czasach pełni funkcję biuro prasowe?
A.W.: Naszym zdanie funkcja biura prasowego się nie zmieniła – zmieniło się nasilenie tej funkcji. Obecna sytuacja jest dla całego świata czymś nowym, niespodziewanym, w czym trzeba się odnaleźć. Niemniej jednak, tak jak wcześniej wyjaśnialiśmy rzeczywistość w różnych obszarach poprzez nasze działania komunikacyjne, tak teraz robimy w gruncie rzeczy to samo, jedynie z większym naciskiem na tematy związane z pandemią. Oprócz przekazywania rzetelnej wiedzy, staramy się także umacniać naszą społeczność i budować społeczne zaufanie. Staramy się także, aby korzystający z naszych kanałów komunikacji dziennikarze mieli łatwy dostęp do informacji, otrzymywali je w przyjaznej formie i poprzez odpowiednie narzędzia. Dbamy o to, by bez trudu docierali do naszych ekspertów, co umożliwia im stworzona przez nas baza na stronie biura prasowego oraz prężne działania rzecznika prasowego UŁ.
M.W.: Jakiego typu formaty mogą być wykorzystywane w ramach prowadzenia biura prasowego? (oprócz informacji prasowych). Na jakie formaty stawiają Państwo?
A.W.: Tworzymy podcasty i nagrania wideo – rejestrujemy wykłady, krótkie komentarze eksperckie, audycje studenckie, a ostatnio też i wypowiedzi realizowane przez komunikatory – nieprofesjonalne w rozumieniu technicznym, ale merytoryczne i autentyczne. Publikujemy też teksty eksperckie naszych badaczy i artykuły popularnonaukowe, wyjaśniające rzeczywistość nie tylko dziennikarzom, ale i innym odbiorcom. Format danego materiału zależy często od preferencji naszych specjalistów, których jest ok. 2000, a każdy woli inny sposób wypowiadania się. Bierzemy też pod uwagę możliwość jak najszybszej publikacji rzetelnego materiału.
M.W.: Jak uczelnia może zadbać o wizerunek w sieci w czasach, gdy cała komunikacja odbywa się online?
A.W.: Od kilku lat prowadzimy szeroką komunikację online – zarówno w obszarze popularyzowania nauki, dbania o wizerunek, jak i kontaktowania się z naszymi studentami i pracownikami. Zwłaszcza teraz zależy nam na tym, aby nie pozostawić nikogo bez rzetelnych informacji. Właśnie dlatego postawiliśmy w pierwszych dniach pandemii stronę covid19.uni.lodz.pl, którą inspirowały się inne organizacje. Niedługo potem stworzyliśmy instrukcję dot. korzystania z MS Teams – narzędzia do pracy zdalnej, z której w późniejszym czasie korzystały urzędy i instytucje. Prowadzimy bieżącą komunikację z kluczowymi grupami odbiorców, odpowiadamy na pytania i rozwiązujemy problemy. Odpowiednio wcześnie informujemy o decyzjach władz i sprawach organizacyjnych. Nie ograniczamy się w tym aspekcie do działań czysto pijarowych, bo dbamy też o wsparcie organizacyjne całego Uniwersytetu. Przykładowo, używamy Prowly do mailingów związanych z komunikacją wewnętrzną. Duży nacisk kładziemy też na społeczności budowane poprzez media społecznościowe – jesteśmy jeszcze bliżej studentów i pracowników, nasilamy kontakt. Naszym priorytetem jest to, by odbiorcy czuli się jak najbardziej zaopiekowani i dobrze poinformowani w tak niepewnych czasach.
M.W.: Z jaką częstotliwością publikują państwo content w swoim biurze prasowym? Czy można nazwać Państwa „redakcją internetową”?
A.W.: Content publikujemy codziennie i w tym sensie można by nas nazwać redakcją internetową, jednak taką, która w dobie clickbaitów może pozwolić sobie na publikowanie jedynie rzetelnych, uspokajających informacji, nie nastawionych na sensację.
M.W.: Co według Państwa dziennikarze cenią sobie w kwestii funkcjonowania wirtualnego biura prasowego?
A.W.: Dziennikarze przekazują nam, że wirtualne biuro prasowe ułatwia im – i skraca w czasie – odnajdywanie informacji, na jakich im zależy. Dzięki stworzonej przez nas bazie ekspertów pomaga im też szybciej trafić na osobę, której wypowiedź wzbogaci ich materiał. Oczywiście na Prowly zamieściliśmy jedynie niektórych specjalistów, bo łącznie mamy ich przecież blisko 2000. Specyfika komunikacji każdej uczelni opiera się właśnie na mówcach i ich zainteresowaniach badawczych – to skarbnica wiedzy, z jakiej chętnie czerpią media w dobie pseudospecjalistów i dezinformacji. Redaktorzy cenią sobie też łatwość przeszukiwania i przejrzysty design biura prasowego.
M.W.: Zapytam na koniec przekornie - czego nie sami nie lubią Państwo w firmowych biurach prasowych?
A.W.: Nie przepadamy za tekstami o niczym, publikowanymi tylko po to, by coś opublikować. Mamy poczucie, że działania takie są niedopasowanie do potrzeb mediów i mogą wpływać na to, że dana firma ma problem, by w nich zaistnieć. Jeśli natomiast chodzi o kwestie bardziej techniczne, naszą uwagę zwracają braki w funkcjonalnościach narzędzi. Wiadomo, że inaczej działają firmy, które wypuszczają jedynie teksty produktowe i sprzedażowe, a inaczej uczelnie, które opierają się na bazach ekspertów i mają specyficzne potrzeby.
M.W.: Dziękujemy bardzo za rozmowę!
Chcesz tak jak UŁ stworzyć centrum komunikacyjne do działań PR?
