Wraz z wejściem w życie RODO (Rozporządzenie o Ochronie Danych Osobowych), w Prowly pojawi się w nowy moduł do zarządzania zgodami na przetwarzanie danych osobowych w ramach kontaktów przechowywanych w module Audience. Już dziś chcemy przybliżyć Ci jego możliwości.
GDPR Manager - nowy moduł dostępny z poziomu zarządzania baz kontaktami oddamy w Twoje ręce przed 25 maja. Jego główne zalety podsumować można w 3 punktach:
- Zgody przechowujesz tam, gdzie kontakty
Dzięki Prowly GDPR wszystkimi zgodami będzie można zarządzać z poziomu tego samego narzędzia, w którym przechowujesz kontakty i przez które dystrybuujesz informacje prasowe. To znacznie prostsze i mniej stresujące, niż panowanie nad plikami rozsianymi po całym dysku i skrzynce mailowej. - Wielopoziomowy zakres pozyskiwanych zgód
Samodzielnie określisz, jakiego typu materiały będą otrzymywać Twoje kontakty. Potrzebujesz pozyskiwać zgody o różnych zakresach? Prowadzisz agencję PR i chcesz zarządzać różnymi typami zgód dla różnych klientów? Nie ma problemu - po prostu weź to pod uwagę przy tworzeniu formularza w Prowly. - Twoje wysyłki są zabezpieczone
Do Twojej korespondencji wysyłanej za pośrednictwem Prowly masz dostęp tylko Ty, Twój zespół i Twoi odbiorcy. Możesz spać spokojnie - nikt inny nie zobaczy wykorzystanych w nich danych i informacji. Jesteś też zabezpieczony przed wysyłką wiadomości do osób, które nie wyraziły na to zgody.
A to wszystko w zgodzie z nową literą prawa, która już 25 maja zawita do naszej codzienności (o prawnym aspekcie zmian piszemy w naszym Magazynie). Rozwiązanie to nazwaliśmy Prowly GDPR Manager (od anglojęzycznej wersji nazwy rozporządzenia).
W ramach tego modułu wiedza o odbiorcy naszych wysyłek zostanie wzbogacona o status jego zgody na przetwarzanie danych osobowych (czyli czy ją wyraża, czy też nie) oraz cele, w jakich ten kontakt udzielił nam zgody na przetwarzanie jego danych osobowych. Moduł GDPR Manager w Prowly znajdziesz po wejściu w Audience - stanowi on bowiem element zarządzania kontaktami.
Pozyskiwanie zgód na przetwarzanie danych
Jak będzie wyglądać proces pozyskiwania zgody na przetwarzanie danych osobowych w Prowly?
- Na początek określisz zakres pozyskiwanej zgody,
- Następnie skonfigurujesz tzw. web form, czyli wirtualny formularz z zapytaniem o zgodę (o web formie jeszcze klika słów poniżej),
- Na koniec roześlesz zapytanie w formie mailowej z linkiem do formularza, z poziomu którego odbiorca wyraża zgodę na przetwarzanie swoich danych w wybranych przez niego celach.
W ramach modułu GDPR Manager będziesz mieć możliwość śledzenia na bieżąco zmian w statusach kontaktów. Status kontaktu odzwierciedla sposób, w jaki kontakt ten odniósł się do Twojego maila.
Statusy kontaktów, jakie pojawią się w module GDPR to:
- Approved (z podstatusem Confirmed oraz Manual Confirmation)
- Not approved (Awaiting, Declined, Unknown i Undelivered)
Każdy kontakt w Twojej bazie będziesz mógł potwierdzić manualnie. Przewidujemy także możliwość “wgrania” już pozyskanej zgody do Prowly. Wyobraźmy sobie taki scenariusz, że posiadamy na naszej poczcie mailowej zgody od naszych odbiorców. Jeśli prześlemy (poprzez forward wiadomości) e-mail ze zgodą na wskazany w panelu Prowly adres mailowy nastąpi przyporządkowanie zgody do kontaktu w bazie i po stronie użytkownika Prowly pozostanie jedynie potwierdzenie prawidłowego dopasowania zgody do kontaktu.
Kilka słów o pozostałych statusach zgody:
- Awaiting - prośba o zgodę została wysłana, ale nasz kontakt się do niej jeszcze nie odniósł, mail z prośbą o zgodę nie został odbity przez serwer odbiorcy (czyli nie jest to tzw. bounce, a wiadomość została poprawnie dostarczona na pocztę odbiorcy)
- Declined - kontakt nie wyraził zgody na przetwarzanie jego danych osobowych, czyli w praktyce w formularzu, który otworzył, zaznaczył pole z odmową zgody. W razie potrzeby, jeśli otrzymamy odmowę innym kanałem niż Prowly, możemy ten status zmienić ręcznie w ramach profilu kontaktu
- Unknown - w stosunku do kontaktów z tym statusem nie była jeszcze podjęta żadna akcja związana z pozyskaniem albo “wgraniem” zgody albo też nie zostało jeszcze zaakceptowane przyporządkowanie zgody do kontaktu
- Undelivered - z przyczyny technicznej nie został dostarczony mail z linkiem do formularza
Jak od strony praktycznej będzie wyglądać zapytanie o zgodę?
Wszystko kręci się wokół wirtualnego formularza. To właśnie za jego pośrednictwem nasz kontakt da nam informację, czy w ogóle zgadza się na przetwarzanie jego danych i - jeśli tak - w jakich celach.
Formularz zaprojektujesz tak, aby odpowiadał identyfikacji wizualnej Twojej marki. Dowolnie zdefiniujesz jego wygląd i treść, która wyświetli się użytkownikowi po wypełnieniu pól formularza (tzw. thank you message).
Po wykonaniu wysyłki zapytania o zgodę, w statystykach szczegółowych możesz podejrzeć, jaki status zgody mają poszczególne kontakty. Trzymasz rękę na pulsie, a dodatkowo pomagają Ci w tym filtry dostępne w module Audience.
To z nich możesz wyczytać, na czym globalnie stoi Twoja baza - jaki status ma jaka liczba kontaktów, do kogo trzeba uderzyć jeszcze raz (może również telefonicznie), żeby uporządkować status zgody. Jednym słowem, masz pełną kontrolę nad zarządzaniem zgodami na przetwarzanie danych.
W praktyce kompatybilność z RODO będzie można aktywować lub wyłączyć z poziomu jednego miejsca. Co to oznacza? Jeśli wysyłkę materiałów prasowych planujemy do kontaktów objętych przepisami RODO i kompatybilność jest włączona, Prowly po wskazaniu celów wysyłki, roześle Twoje materiały jedynie do kontaktów, które wyraziły na to zgodę.
Zaproszenie na webinar o module GDPR
17 maja o godz. 11:00 opowiemy o tym, jak korzystać z modułu. Kliknij w poniższy link, żeby zapisać się na spotkanie:
Informacje dodatkowe:
Moduł GDPR Manager w Prowly dostępny będzie w dwóch wariantach - płatnym i bezpłatnym. W ramach bezpłatnej części, w module Audience pojawi się dodatkowa funkcja związana z RODO w postaci nowego pola w profilu kontaktu, z poziomu którego użytkownik będzie mógł dokonać jego kwalifikacji pod kątem zgody na przetwarzanie danych lub jej braku. Funkcja ta stanowi opcję minimum, jaką zapewnimy w aplikacji w związku z wejściem w życie nowych przepisów i będzie można w oparciu o nią filtrować bazę kontaktów.
Wszystkie pozostałe funkcje w ramach nowego modułu dostępne będą za dodatkową opłatą abonamentową. Aby dowiedzieć się więcej o dostępnych wariantach cenowych i zniżkach dla obecnych klientów Prowly, napisz do nas na sales@prowly.com lub zadzwoń pod numer +48 730 746 760.
