Możliwości nowego modułu GDPR Manager

Prowly GDPR - zapowiedź nowej funkcji

Możliwości nowego modułu GDPR Manager

Opublikowany

Wraz z wejściem w życie RODO (Rozporządzenie o Ochronie Danych Osobowych), w Prowly pojawi się w nowy moduł do zarządzania zgodami na przetwarzanie danych osobowych w ramach kontaktów przechowywanych w module Audience. Już dziś chcemy przybliżyć Ci jego możliwości.

GDPR Manager - nowy moduł dostępny z poziomu zarządzania baz kontaktami oddamy w Twoje ręce przed 25 maja. Jego główne zalety podsumować można w 3 punktach:
  1. Zgody przechowujesz tam, gdzie kontakty
    Dzięki Prowly GDPR wszystkimi zgodami będzie można zarządzać z poziomu tego samego narzędzia, w którym przechowujesz kontakty i przez które dystrybuujesz informacje prasowe. To znacznie prostsze i mniej stresujące, niż panowanie nad plikami rozsianymi po całym dysku i skrzynce mailowej.
  2. Wielopoziomowy zakres pozyskiwanych zgód
    Samodzielnie określisz, jakiego typu materiały będą otrzymywać Twoje kontakty. Potrzebujesz pozyskiwać zgody o różnych zakresach? Prowadzisz agencję PR i chcesz zarządzać różnymi typami zgód dla różnych klientów? Nie ma problemu - po prostu weź to pod uwagę przy tworzeniu formularza w Prowly.
  3. Twoje wysyłki są zabezpieczone
    Do Twojej korespondencji wysyłanej za pośrednictwem Prowly masz dostęp tylko Ty, Twój zespół i Twoi odbiorcy. Możesz spać spokojnie - nikt inny nie zobaczy wykorzystanych w nich danych i informacji. Jesteś też zabezpieczony przed wysyłką wiadomości do osób, które nie wyraziły na to zgody.
A to wszystko w zgodzie z nową literą prawa, która już 25 maja zawita do naszej codzienności (o prawnym aspekcie zmian piszemy w naszym Magazynie). Rozwiązanie to nazwaliśmy Prowly GDPR Manager (od anglojęzycznej wersji nazwy rozporządzenia).
W ramach tego modułu wiedza o odbiorcy naszych wysyłek zostanie wzbogacona o status jego zgody na przetwarzanie danych osobowych (czyli czy ją wyraża, czy też nie) oraz cele, w jakich ten kontakt udzielił nam zgody na przetwarzanie jego danych osobowych. Moduł GDPR Manager w Prowly znajdziesz po wejściu w Audience - stanowi on bowiem element zarządzania kontaktami.


Pozyskiwanie zgód na przetwarzanie danych

Jak będzie wyglądać proces pozyskiwania zgody na przetwarzanie danych osobowych w Prowly?
  1. Na początek określisz zakres pozyskiwanej zgody,
  2. Następnie skonfigurujesz tzw. web form, czyli wirtualny formularz z zapytaniem o zgodę (o web formie jeszcze klika słów poniżej),
  3. Na koniec roześlesz zapytanie w formie mailowej z linkiem do formularza, z poziomu którego odbiorca wyraża zgodę na przetwarzanie swoich danych w wybranych przez niego celach.
W ramach modułu GDPR Manager będziesz mieć możliwość śledzenia na bieżąco zmian w statusach kontaktów. Status kontaktu odzwierciedla sposób, w jaki kontakt ten odniósł się do Twojego maila.
Statusy kontaktów, jakie pojawią się w module GDPR to:
  • Approved (z podstatusem Confirmed oraz Manual Confirmation)
  • Not approved (Awaiting, Declined, Unknown i Undelivered)
Każdy kontakt w Twojej bazie będziesz mógł potwierdzić manualnie. Przewidujemy także możliwość “wgrania” już pozyskanej zgody do Prowly. Wyobraźmy sobie taki scenariusz, że posiadamy na naszej poczcie mailowej zgody od naszych odbiorców. Jeśli prześlemy (poprzez forward wiadomości) e-mail ze zgodą na wskazany w panelu Prowly adres mailowy nastąpi przyporządkowanie zgody do kontaktu w bazie i po stronie użytkownika Prowly pozostanie jedynie potwierdzenie prawidłowego dopasowania zgody do kontaktu.
Kilka słów o pozostałych statusach zgody:
  • Awaiting - prośba o zgodę została wysłana, ale nasz kontakt się do niej jeszcze nie odniósł, mail z prośbą o zgodę nie został odbity przez serwer odbiorcy (czyli nie jest to tzw. bounce, a wiadomość została poprawnie dostarczona na pocztę odbiorcy)
  • Declined - kontakt nie wyraził zgody na przetwarzanie jego danych osobowych, czyli w praktyce w formularzu, który otworzył, zaznaczył pole z odmową zgody. W razie potrzeby, jeśli otrzymamy odmowę innym kanałem niż Prowly, możemy ten status zmienić ręcznie w ramach profilu kontaktu
  • Unknown - w stosunku do kontaktów z tym statusem nie była jeszcze podjęta żadna akcja związana z pozyskaniem albo “wgraniem” zgody albo też nie zostało jeszcze zaakceptowane przyporządkowanie zgody do kontaktu
  • Undelivered - z przyczyny technicznej nie został dostarczony mail z linkiem do formularza

Jak od strony praktycznej będzie wyglądać zapytanie o zgodę?

Wszystko kręci się wokół wirtualnego formularza. To właśnie za jego pośrednictwem nasz kontakt da nam informację, czy w ogóle zgadza się na przetwarzanie jego danych i - jeśli tak - w jakich celach.
Formularz zaprojektujesz tak, aby odpowiadał identyfikacji wizualnej Twojej marki. Dowolnie zdefiniujesz jego wygląd i treść, która wyświetli się użytkownikowi po wypełnieniu pól formularza (tzw. thank you message).


Po wykonaniu wysyłki zapytania o zgodę, w statystykach szczegółowych możesz podejrzeć, jaki status zgody mają poszczególne kontakty. Trzymasz rękę na pulsie, a dodatkowo pomagają Ci w tym filtry dostępne w module Audience.
To z nich możesz wyczytać, na czym globalnie stoi Twoja baza - jaki status ma jaka liczba kontaktów, do kogo trzeba uderzyć jeszcze raz (może również telefonicznie), żeby uporządkować status zgody. Jednym słowem, masz pełną kontrolę nad zarządzaniem zgodami na przetwarzanie danych.

W praktyce kompatybilność z RODO będzie można aktywować lub wyłączyć z poziomu jednego miejsca. Co to oznacza? Jeśli wysyłkę materiałów prasowych planujemy do kontaktów objętych przepisami RODO i kompatybilność jest włączona, Prowly po wskazaniu celów wysyłki, roześle Twoje materiały jedynie do kontaktów, które wyraziły na to zgodę. 
booster_prowly-09.png

Zaproszenie na webinar o module GDPR

17 maja o godz. 11:00 opowiemy o tym, jak korzystać z modułu. Kliknij w poniższy link, żeby zapisać się na spotkanie:

Webinar Registration - Zoom

Prezentacja modułu RODO w Prowly - sposobu działania oraz możliwości.

Informacje dodatkowe:

​Moduł GDPR Manager w Prowly dostępny będzie w dwóch wariantach - płatnym i bezpłatnym. W ramach bezpłatnej części, w module Audience pojawi się dodatkowa funkcja związana z RODO w postaci nowego pola w profilu kontaktu, z poziomu którego użytkownik będzie mógł dokonać jego kwalifikacji pod kątem zgody na przetwarzanie danych lub jej braku. Funkcja ta stanowi opcję minimum, jaką zapewnimy w aplikacji w związku z wejściem w życie nowych przepisów i będzie można w oparciu o nią filtrować bazę kontaktów.

Wszystkie pozostałe funkcje w ramach nowego modułu dostępne będą za dodatkową opłatą abonamentową. Aby dowiedzieć się więcej o dostępnych wariantach cenowych i zniżkach dla obecnych klientów Prowly, napisz do nas na sales@prowly.com lub zadzwoń pod numer +48 730 746 760.

Udostępnij

Powiązane artykuły
RODO w PR - przygotuj się z GDPR Manager od Prowly

temu

Cześć! Pewnie (tak jak i my) ścierasz właśnie pot z czoła na ostatniej prostej przed wejściem RODO w Twoje PR-owe życie. My, przyjaciele z Prowly, postaramy się w tym miejscu odpowiedzieć na Twoje najważniejsze pytania i rozwiać wątpliwości w związku z naszą rolą w nowych realiach zarządzania danymi osobowymi w procesach PR. Chcemy, żebyś był również na bieżąco ze wszystkimi funkcjami, jakie planujemy uruchomić w najbliższym czasie. Poznaj GDPR Managera, który pomoże Ci zarządzać kontaktami w nowej rzeczywistości legislacyjnej.
⚡ Nowa funkcja ⚡ Brand Journal VIP Zone

temu

Z contentem jak w życiu – to, co dostępne od zaraz i dla wszystkich, ma mniejszą moc przyciągania niż content na wyłączność. O „towar deficytowy” biją się niemal wszyscy. Tak to już z nami jest – jeśli nie możemy czegoś mieć, pragniemy tego bardziej. Jakie znaczenie content ekskluzywny ma w codziennych relacjach na linii PR-owiec – dziennikarz? Jak go wykorzystać, by zmotywować swoich odbiorców do działania?
Prowly PR Booster #7

temu

Co jest newsem dla mediów? A jak już go mamy, to jak o nim napisać? Tego dowiesz się z dzisiejszego Boostera. Na dokładkę nowość w aplikacji, czyli kolorowe kropki na wykresie kampanii 🤓
3 sposoby tworzenia maila z informacją prasową

temu

Nie jest tajemnicą, że dobrze skonstruowany mail może zdecydować o życiu i śmierci nawet najlepiej dopieszczonej informacji prasowej. Jak pisać, by zachęcać dziennikarzy do otwierania przesyłanych materiałów?

Prowly PR Booster #2

W tym numerze Boostera chcemy przedstawić rozwiązanie, jakie budujemy w związku z wejściem w życie RODO. Ponadto, dla zrównoważenia tej trochę technicznej tematyki, zapraszam do lektury artykułu Rafała i gościnnego wpisu Łukasza o tym, jak inne aplikacje fajnie współpracują z Prowly oraz o automatyzacji w PR. Pod koniec przejrzyj webinary, poczytaj o wskazówkach i nowościach w aplikacji, które dla Was szykujemy.