Poproszę 100 kontaktów, czyli jak stworzyć bazę mediów

Poproszę 100 kontaktów, czyli jak stworzyć bazę mediów

Opublikowany

Baza mediów to jedno z najważniejszych narzędzi, jakimi dysponuje PR-owiec. Dobrze przygotowana może stanowić o sukcesie kampanii i pozwoli zbudować relacje na wiele lat. Jak ją stworzyć od zera, gdy dopiero zaczynamy przygodę w PR lub szykujemy się do działania w zupełnie nowym otoczeniu?

Obszerny arkusz w excelu; kilkanaście kolumn, kilkaset wierszy, komórki pomalowane na przeróżne kolory. Typową bazę mediów od razu pozna każdy, kto kiedykolwiek zajmował się media relations. Aby spełniała swoją rolę, baza powinna być przygotowana w przemyślany sposób. Spisałem kilka punktów, które dla mnie są absolutnym minimum tworzenia każdej nowej listy dziennikarzy, redakcji, blogerów itp.

1. Określ zakres mediów, jakie powinny się znaleźć na liście.

Interesują Cię media ogólnopolskie, czy raczej szukasz dotarcia tylko do dziennikarzy z określonego regionu? Redakcje branżowe, biznesowe czy ogólnotematyczne? Dziennikarze radiowi i wydawcy telewizyjni? Wszyscy influencerzy czy tylko ci operujący na Instagramie? Im bardziej dokładna baza, tym lepiej – dzięki temu Twoje wysyłki będą mocno dopasowane do oczekiwań i zainteresowań odbiorców.

2. Wybierz narzędzie, w którym będziesz przechowywać listę.

Wybór narzędzia zdefiniuje format, w jakim przygotujesz swój plik. Choć wielu PR-owców nadal korzysta z tradycyjnego Excela, nie jest to najlepsze narzędzie do tej roli. Brak zapisu w chmurze czy możliwości współpracy wielu osób, utrudnienia wynikające z RODO, zerowa integracja ze skrzynką mailową to tylko kilka powodów. Opcja minimum to wykorzystanie firmowego CRMa (jeśli masz do niego dostęp). Możesz też wybrać oprogramowanie dedykowane do public relations – dzięki temu Twoje kontakty będą połączone z resztą działań PR, jak zarządzanie biurem prasowym i dystrybucja newsów. Przykłady: Prowly, Meltwater, AgilityPR, Cision.

2_v3-prowly+clients.png
Większość tego typu aplikacji oferuje też możliwość zaimportowania własnej bazy do konta. W Prowly wystarczy, że wybierzesz plik z listą mediów i przyporządkujesz dane według poszczególnych kolumn, by już po chwili korzystać z własnych kontaktów z poziomu aplikacji.

3. Zdecyduj jakie dane są Ci potrzebne...

Podstawowe informacje, jakie znajdą się w Twojej bazie mediów, to imię i nazwisko dziennikarza (kontaktu), nazwa redakcji, telefon (najlepiej komórka + tel. stacjonarny) oraz adres mailowy. Warto też opisać typ medium, dla którego dany rekord pisze (np. blog, TV, internet, prasa lokalna, podcast itp.) oraz branżę, jaką się zajmuje. Korzystaj z tagów, by ułatwić sobie opisywanie podobnych danych w jednym miejscu (bez konieczności tworzenia licznych kolumn). Reszta zależy od tego, w jaki sposób będziesz się kontaktować z mediami.

Pro tip: nic nie stoi na przeszkodzie, by zaprzyjaźnionym dziennikarzom czy blogerom regularnie wysyłać np. życzenia urodzinowe. Taką taktyką podzieliła się jedna z uczestniczek warsztatów, które prowadziłem w trakcie festiwalu Sektor 3.0 – i uważam to za świetny pomysł :)

Postaraj się, by lista umożliwiała Ci tak spersonalizowany kontakt, jak to tylko możliwe. Korzystając z Prowly każdemu kontaktowi możesz przypisać tzw. spersonalizowane powitanie, od którego automatycznie będzie się rozpoczynał każdy mail. Proste „Hej Darek” czy „Drogie Bravo” zawsze zrobi lepszą robotę niż sztampowe „Szanowni Państwo”. Postaraj się, by osoby, z którymi utrzymujesz bliskie relacje, zawsze miały przypisane odpowiednie powitanie.

4. ...i zacznij je zbierać.

Najbardziej czasochłonna część całego procesu to zapełnienie listy istniejącymi kontaktami. Dane możesz pozyskiwać na wiele sposobów, pamiętaj jednak, by zawsze robić to w zgodzie z obowiązującymi regulacjami dot. ochrony danych osobowych (jak przygotować bazę zgodną z RODO przeczytasz tutaj).
Jednym ze sposobów budowania listy jest ręczne przeszukiwanie zasobów Google. Przy użyciu słów kluczowych (np. premiera nowego telefonu, jeśli interesują nas dziennikarze i blogerzy piszący o technologiach) wyszukujemy posty, artykuły, wywiady czy analizy dostępne online. Następnie wystarczy sprawdzić poszczególnych autorów i, jeśli regularnie zajmują się interesującą nas tematyką, dodać ich do listy. Zdarza się, że adresy mailowe poszczególnych osób są dostępne publicznie, czasem jednak musimy o nie poprosić np. sekretarza redakcji, lub… wywnioskować samemu z innych nam maili :)

Kiedy to tylko możliwe, staraj się pozyskać kontakty do konkretnych osób zamiast ogólnych adresów mailowych np. na redakcję - to właśnie z nimi będziesz budować najlepsze relacje.

Jeśli taka metoda jest zbyt czasochłonna, możemy poszukać zautomatyzowanych rozwiązań. Polecam wypróbowanie Anewstip – serwis sam tworzy listę kontaktów w oparciu o wybrane przez nas kryteria (baza serwisu liczy łącznie ponad milion kontaktów mediowych).
Natomiast rozwiązaniem, którego nie polecam, jest zakup gotowych list. Z reguły są one nieaktualne (przy większych bazach liczba nieaktualnych kontaktów może nawet przekraczać 50%!), a ich jakość i dopasowanie do kryteriów pozostawiają wiele do życzenia. 

5. Ułatw sobie nawigację.

Gdy już baza jest gotowa, warto zdecydować, w jaki sposób będziesz z nich korzystał przy przeprowadzaniu wysyłek. W Prowly służą w tym celu przede wszystkim grupy i segmenty. Podczas gdy pierwsze z nich są statyczne (zawierają tylko te rekordy, które do nich dodasz), segmenty są dynamiczne i ich zawartość zmienia się w oparciu o wybrane filtry. W ten sposób możesz mieć np. segment z dziennikarzami z Warszawy piszącymi o modzie – jeśli w bazie znajdzie się nowy rekord spełniający te kryteria, automatycznie znajdzie się też w takim segmencie. Zarówno grupy, jak i segmenty, możesz później wykorzystać do prowadzenia wysyłek mailowych lub np. szybkiego odfiltrowania interesujących cię kontaktów.

6. Upewnij się, że dane są bezpieczne.

Na koniec upewnij się, że przygotowane przez Ciebie dane są bezpieczne przed dostępem z zewnątrz, a Ty dysponujesz potrzebnymi zgodami na przetwarzanie danych osobowych. Ten krok warto skonsultować z działem prawnym lub kancelarią prawną, by mieć pewność, że podjęliśmy wszystkie kroki, do jakich jesteśmy zobowiązani poprzez RODO.

I to wszystko!

Pamiętaj, że baza mediów nigdy nie jest w 100% gotowa i wymaga stałej aktualizacji. Dziennikarze zmieniają prace, proszą o usunięcie z list, pojawiają się też nowe osoby i redakcje – warto mieć to na uwadze i regularnie wprowadzać poprawki do każdej listy.

👍

Chcesz otrzymywać od nas świeży content prosto na Messengera? Kliknij poniżej, a dalsze wskazówki otrzymasz już na FB :)

Udostępnij

Na Twój adres e-mail została wysłana prośba o potwierdzenie subskrypcji.
Potwierdzając subskrypcję wyrażasz zgodę na przetwarzanie Twoich danych w celu otrzymywania treści publikowanych w serwisie.