RODO w PR - przygotuj się z GDPR Manager od Prowly

Ostatnia aktualizacja: 18 maja 2018

RODO w PR - przygotuj się z GDPR Manager od Prowly

Opublikowany

Cześć! Pewnie (tak jak i my) ścierasz właśnie pot z czoła na ostatniej prostej przed wejściem RODO w Twoje PR-owe życie. My, przyjaciele z Prowly, postaramy się w tym miejscu odpowiedzieć na Twoje najważniejsze pytania i rozwiać wątpliwości w związku z naszą rolą w nowych realiach zarządzania danymi osobowymi w procesach PR. Chcemy, żebyś był również na bieżąco ze wszystkimi funkcjami, jakie planujemy uruchomić w najbliższym czasie. Poznaj GDPR Managera, który pomoże Ci zarządzać kontaktami w nowej rzeczywistości legislacyjnej.

RODO to doskonała szansa na weryfikację Twoich kontaktów i „wyczyszczenie” bazy mediów z tych nieaktualnych i niezaangażowanych. Postaw na relacje – w końcu w tym jesteś najlepszy. I nie ryzykuj, wysyłając informacje prasowe czy inne materiały do osób, które sobie tego nie życzą. To nie działa. A od teraz również nie popłaca.

Od momentu uruchomienia GDPR Managera, czyli “nakładki” na moduł zarządzania kontaktami (Audience), Prowly zapewnia Ci odpowiedni poziom ochrony i pozwala dbać o dane w trakcie całego cyklu ich życia. Nasza aplikacja daje Ci możliwość realnego wprowadzenia polityki bezpieczeństwa baz mediów w procesy firmowe. Z nami jesteś bezpieczny.
booster_prowly-09.png

GDPR Manager - nowe funkcje i postępy we wdrożeniu

Zgodność aplikacji z wymaganiami RODO
Wymagania RODO Co przygotowujemy Status
Regulamin Aktualizacja regulaminu usług do nowych regulacji. Zakończone
Polityka prywatności Aktualizacja polityki prywatności do nowych regulacji. Zakończone
Rejestr danych Rejestrowanie aktywności związanych z przetwarzaniem danych osobowych. Testy akceptacyjne
Eksport danych Możliwość eksportu danych w odpowiedzi na żądanie wskazania, jakie dane są przechowywane dla danego kontaktu. Zakończone
Usuwanie kontaktów Permanentne usuwanie danych, anonimizacja. Zakończone
Prawo do bycia zapomnianym Realizacja prawa do bycia zapomnianym. Zakończone
Polityka cookies Umożliwienie udostępniania informacji o polityce cookies. Zakończone
Pozyskiwanie adresów email Zbieranie adresów email uwzględniające wskazanie celów przetwarzania. Testy akceptacyjne
Dodatkowe funkcje ochrony danych osobowych w Twojej bazie kontaktów (Audience + GDPR Manager)
Kategoria funkcji Opis Podstawowa ochrona Ochrona rozszerzona - GDPR Manager Status
Ogólna Włączenie/wyłączenie ochrony na koncie. x x Zakończone
Detale kontaktu Manualne oznaczanie kontaktów, w ramach których posiadamy zgodę na przetwarzanie danych osobowych (masowe i indywidualne). x x Zakończone
Zakresy i cele przetwarzania danych Tworzenie zakresów i celów przetwarzania danych osobowych oraz przypisywanie ich do kontaktów w bazie. x Zakończone
Detale kontaktu Nowe informacje na karcie kontaktu - czy podlega pod GDPR/czy wyraził zgodę. x x Zakończone
Detale kontaktu Nowe informacje na karcie kontaktu - na jakie cele wyraził zgodę/do jakich zestawów celów jest dopisany. x Zakończone
Pozyskiwanie zgód na przetwarzanie danych osobowych Masowa/indywidualna wysyłka formularza zgody. x Zakończone
Pozyskiwanie zgód na przetwarzanie danych osobowych Personalizacja formularza zgody. x Zakończone
Pozyskiwanie zgód na przetwarzanie danych osobowych Skrzynka nadawcza z historią wysyłek. x Zakończone
Pozyskiwanie zgód na przetwarzanie danych osobowych Indywidualna dla każdego konta na Prowly skrzynka odbiorcza na forward zgód już otrzymanych na email. x Zakończone
Detale kontaktu Przypisanie zgody do kontaktu x Zakończone
Detale kontaktu Przypisanie zgody do zestawu celów x Zakończone
Kontrola wysyłek Automatyczna blokada wysyłek bez (oznaczonej manualnie lub nie wyrażonej za pośrednictwem GDPR Manager) zgody na przetwarzanie danych x x Zakończone
Kontrola wysyłek Automatyczna blokada wysyłek bez (oznaczonej manualnie lub nie wyrażonej za pośrednictwem GDPR Manager) zgody na konkretny cel przetwarzania danych x x Zakończone
booster_prowly-09.png

RODO i GDPR Manager - pytania i odpowiedzi

Czy Prowly umożliwi mi pozyskiwanie zgód na przetwarzanie danych? 
Tak, korzystając z GDPR Managera będziesz w stanie zebrać zgody od kontaktów w swojej bazie.

Jaką rolę w procesie przetwarzania danych osobowych pełni Prowly? 
Prowly pełni rolę procesora. Oznacza to, że Prowly nie jest właścicielem danych otrzymanych (wgranych do aplikacji), tylko przetwarza te dane w imieniu administratora/procesora..  

Kto jest administratorem bazy mediów, z której korzystam w ramach konta na Prowly? 
Administratorem bazy mediów jest podmiot, który decyduje o celach i środkach przetwarzania danych osobowych (najczęściej właściciel konta Prowly). Wg RODO „administrator” to osoba fizyczna lub prawna, która samodzielnie lub wspólnie z innymi ustala cele i sposoby przetwarzania danych osobowych.

Kto ponosi odpowiedzialność za poprawne przetwarzanie danych w ramach mojego konta Prowly? 
Ostateczną odpowiedzialność za poprawność przetwarzania danych osobowych ponosi administrator. Prowly, poprzez rozwój produktu, dokłada jednak wszelkich starań, by wspierać swoich klientów w tym zakresie.

Czy posiadanie konta na Prowly zapewni mi całkowitą zgodność z wymogami RODO? 
Nie. Prowly jako narzędzie zapewnia funkcje, które - poprawnie wykorzystane - pomagają klientom stworzyć proces przetwarzania danych osobowych zgodny ze standardami RODO.

Czy po wejściu RODO dalej będzie można wysyłać wiadomości do bazy mediów w Prowly?
Tak, jeśli posiadasz wymagane zgody na przetwarzanie kontaktów do dziennikarzy i wprowadziłeś je do narzędzia lub dokonałeś ich ręcznej weryfikacji. Jeśli nie posiadasz niezbędnych zgód, powinieneś je uprzednio pozyskać (np. korzystając z GDPR Managera) i dopiero wtedy zrealizować wysyłkę.
booster_prowly-09.png

RODO z Prowly w pięciu krokach

Krok 1: Zaakceptuj umowę powierzenia danych osobowych
Niebawem, po zalogowaniu się do aplikacji, zobaczysz informację z umową powierzenia danych osobowych do akceptacji (drogą elektroniczną).

Krok 2: Pozyskaj zgody dla swoich kluczowych kontaktów
Jeśli nie masz jeszcze wymaganych zgód, a powinieneś je mieć, nie zwlekaj - jak najszybciej zapytaj o zgodę na przetwarzanie danych osobowych swoje kluczowe kontakty (najlepiej w formie mailowej, bo po premierze GDPR Managera wszystkie zgody bez problemu wgrasz do aplikacji i przypiszesz je poszczególnym kontaktom).

Krok 3: Wprowadź zgody do Prowly
W związku ze zmianą przepisów, w dniu wdrożenia funkcji ochrony danych osobowych (o czym zostaniesz oczywiście poinformowany) w Prowly włączona zostanie domyślna ochrona kontaktów w bazie Audience. Ochronę tę będziesz mógł dezaktywować na poziomie całej bazy kontaktów, pojedynczo do każdego kontaktu przypisać zgody wcześniej uzyskane, oznaczyć manualnie ich pozyskanie lub po prostu rozesłać formularze zgód do wybranych przez Ciebie kontaktów.

Krok 4: Zadbaj o politykę prywatności na Twoim brand journalu
Jeśli Twoja firma ma stronę internetową, to na pewno zadbałeś już o aktualizację polityki prywatności. Nie zapomnij umieścić jej również na swoim brand journalu - możesz użyć do tego Press Kit, stworzyć dedykowaną zakładkę z polityką prywatności w formie “story” lub podlinkować ją w opisie brand journala na stronie głównej.

Krok 5: Pozyskuj zgody na bieżąco
Pamiętaj o tym, że każdorazowo po stworzeniu nowych kontaktów w Twojej bazie, powinieneś zapytać je o zgodę na przetwarzanie danych w wybranych celach. Nie pozwoli Ci o tym zapomnieć GDPR Manager.
booster_prowly-09.png

Baza wiedzy

Udostępnij

Powiązane artykuły
Możliwości nowego modułu GDPR Manager

temu

Wraz z wejściem w życie RODO (Rozporządzenie o Ochronie Danych Osobowych), w Prowly pojawi się w nowy moduł do zarządzania zgodami na przetwarzanie danych osobowych w ramach kontaktów przechowywanych w module Audience. Już dziś chcemy przybliżyć Ci jego możliwości.
⚡ Nowa funkcja ⚡ Brand Journal VIP Zone

temu

Z contentem jak w życiu – to, co dostępne od zaraz i dla wszystkich, ma mniejszą moc przyciągania niż content na wyłączność. O „towar deficytowy” biją się niemal wszyscy. Tak to już z nami jest – jeśli nie możemy czegoś mieć, pragniemy tego bardziej. Jakie znaczenie content ekskluzywny ma w codziennych relacjach na linii PR-owiec – dziennikarz? Jak go wykorzystać, by zmotywować swoich odbiorców do działania?
Online Marketing Specialist 📶

temu

Podobno jesteśmy najlepsi na rynku. Dowozimy nie tylko nowoczesny PR software, ale też edukujemy branżę poprzez nasze działania content marketingowe. I branża to ceni. Na swoim pokładzie mamy takich graczy jak: Allegro, Vimeo, IKEA, Fox TV, Aviva czy Citi Handlowy. To nam jednak nie wystarczy. Chcemy podbić świat. Pierwsze boje mamy już za sobą, ale potrzebujemy pomocy.
Customer Success Specialist 💌

temu

Cześć! W Prowly z wyjątkową starannością podchodzimy do wsparcia naszych użytkowników w zakresie codziennej obsługi aplikacji, którą tworzymy. I, co najważniejsze, oni to doceniają 💕:. Jeśli lubisz kontakt z ludźmi i chciałbyś/chciałabyś sprawdzić się na froncie obs

Kiedy wysłać informację prasową?

O zdobyciu uwagi dziennikarzy czy obecności w kluczowych mediach decydują dziesiątki czynników: od relacji z daną osobą, przez kalendarz redakcyjny, po sam temat ogłoszenia. Czasem jednak o sukcesie i porażce decydują jak proste rzeczy, jak… godzina wysyłki informacji prasowej. Kiedy najlepiej klikać „wyślij”? Sprawdzamy!