Cześć! Pewnie (tak jak i my) ścierasz właśnie pot z czoła na ostatniej prostej przed wejściem RODO w Twoje PR-owe życie. My, przyjaciele z Prowly, postaramy się w tym miejscu odpowiedzieć na Twoje najważniejsze pytania i rozwiać wątpliwości w związku z naszą rolą w nowych realiach zarządzania danymi osobowymi w procesach PR. Chcemy, żebyś był również na bieżąco ze wszystkimi funkcjami, jakie planujemy uruchomić w najbliższym czasie. Poznaj GDPR Managera, który pomoże Ci zarządzać kontaktami w nowej rzeczywistości legislacyjnej.
RODO to doskonała szansa na weryfikację Twoich kontaktów i „wyczyszczenie” bazy mediów z tych nieaktualnych i niezaangażowanych. Postaw na relacje – w końcu w tym jesteś najlepszy. I nie ryzykuj, wysyłając informacje prasowe czy inne materiały do osób, które sobie tego nie życzą. To nie działa. A od teraz również nie popłaca.
Od momentu uruchomienia GDPR Managera, czyli “nakładki” na moduł zarządzania kontaktami (Audience), Prowly zapewnia Ci odpowiedni poziom ochrony i pozwala dbać o dane w trakcie całego cyklu ich życia. Nasza aplikacja daje Ci możliwość realnego wprowadzenia polityki bezpieczeństwa baz mediów w procesy firmowe. Z nami jesteś bezpieczny.
Od momentu uruchomienia GDPR Managera, czyli “nakładki” na moduł zarządzania kontaktami (Audience), Prowly zapewnia Ci odpowiedni poziom ochrony i pozwala dbać o dane w trakcie całego cyklu ich życia. Nasza aplikacja daje Ci możliwość realnego wprowadzenia polityki bezpieczeństwa baz mediów w procesy firmowe. Z nami jesteś bezpieczny.
GDPR Manager - nowe funkcje i postępy we wdrożeniu
| Zgodność aplikacji z wymaganiami RODO | ||
|---|---|---|
| Wymagania RODO | Co przygotowujemy | Status |
| Regulamin | Aktualizacja regulaminu usług do nowych regulacji. | Zakończone |
| Polityka prywatności | Aktualizacja polityki prywatności do nowych regulacji. | Zakończone |
| Rejestr danych | Rejestrowanie aktywności związanych z przetwarzaniem danych osobowych. | Testy akceptacyjne |
| Eksport danych | Możliwość eksportu danych w odpowiedzi na żądanie wskazania, jakie dane są przechowywane dla danego kontaktu. | Zakończone |
| Usuwanie kontaktów | Permanentne usuwanie danych, anonimizacja. | Zakończone |
| Prawo do bycia zapomnianym | Realizacja prawa do bycia zapomnianym. | Zakończone |
| Polityka cookies | Umożliwienie udostępniania informacji o polityce cookies. | Zakończone |
| Pozyskiwanie adresów email | Zbieranie adresów email uwzględniające wskazanie celów przetwarzania. | Testy akceptacyjne |
| Dodatkowe funkcje ochrony danych osobowych w Twojej bazie kontaktów (Audience + GDPR Manager) | ||||
|---|---|---|---|---|
| Kategoria funkcji | Opis | Podstawowa ochrona | Ochrona rozszerzona - GDPR Manager | Status |
| Ogólna | Włączenie/wyłączenie ochrony na koncie. | x | x | Zakończone |
| Detale kontaktu | Manualne oznaczanie kontaktów, w ramach których posiadamy zgodę na przetwarzanie danych osobowych (masowe i indywidualne). | x | x | Zakończone |
| Zakresy i cele przetwarzania danych | Tworzenie zakresów i celów przetwarzania danych osobowych oraz przypisywanie ich do kontaktów w bazie. | x | Zakończone | |
| Detale kontaktu | Nowe informacje na karcie kontaktu - czy podlega pod GDPR/czy wyraził zgodę. | x | x | Zakończone |
| Detale kontaktu | Nowe informacje na karcie kontaktu - na jakie cele wyraził zgodę/do jakich zestawów celów jest dopisany. | x | Zakończone | |
| Pozyskiwanie zgód na przetwarzanie danych osobowych | Masowa/indywidualna wysyłka formularza zgody. | x | Zakończone | |
| Pozyskiwanie zgód na przetwarzanie danych osobowych | Personalizacja formularza zgody. | x | Zakończone | |
| Pozyskiwanie zgód na przetwarzanie danych osobowych | Skrzynka nadawcza z historią wysyłek. | x | Zakończone | |
| Pozyskiwanie zgód na przetwarzanie danych osobowych | Indywidualna dla każdego konta na Prowly skrzynka odbiorcza na forward zgód już otrzymanych na email. | x | Zakończone | |
| Detale kontaktu | Przypisanie zgody do kontaktu | x | Zakończone | |
| Detale kontaktu | Przypisanie zgody do zestawu celów | x | Zakończone | |
| Kontrola wysyłek | Automatyczna blokada wysyłek bez (oznaczonej manualnie lub nie wyrażonej za pośrednictwem GDPR Manager) zgody na przetwarzanie danych | x | x | Zakończone |
| Kontrola wysyłek | Automatyczna blokada wysyłek bez (oznaczonej manualnie lub nie wyrażonej za pośrednictwem GDPR Manager) zgody na konkretny cel przetwarzania danych | x | x | Zakończone |
RODO i GDPR Manager - pytania i odpowiedzi
Czy Prowly umożliwi mi pozyskiwanie zgód na przetwarzanie danych?
Tak, korzystając z GDPR Managera będziesz w stanie zebrać zgody od kontaktów w swojej bazie.
Jaką rolę w procesie przetwarzania danych osobowych pełni Prowly?
Prowly pełni rolę procesora. Oznacza to, że Prowly nie jest właścicielem danych otrzymanych (wgranych do aplikacji), tylko przetwarza te dane w imieniu administratora/procesora..
Kto jest administratorem bazy mediów, z której korzystam w ramach konta na Prowly?
Administratorem bazy mediów jest podmiot, który decyduje o celach i środkach przetwarzania danych osobowych (najczęściej właściciel konta Prowly). Wg RODO „administrator” to osoba fizyczna lub prawna, która samodzielnie lub wspólnie z innymi ustala cele i sposoby przetwarzania danych osobowych.
Kto ponosi odpowiedzialność za poprawne przetwarzanie danych w ramach mojego konta Prowly?
Ostateczną odpowiedzialność za poprawność przetwarzania danych osobowych ponosi administrator. Prowly, poprzez rozwój produktu, dokłada jednak wszelkich starań, by wspierać swoich klientów w tym zakresie.
Czy posiadanie konta na Prowly zapewni mi całkowitą zgodność z wymogami RODO?
Nie. Prowly jako narzędzie zapewnia funkcje, które - poprawnie wykorzystane - pomagają klientom stworzyć proces przetwarzania danych osobowych zgodny ze standardami RODO.
Czy po wejściu RODO dalej będzie można wysyłać wiadomości do bazy mediów w Prowly?
Tak, jeśli posiadasz wymagane zgody na przetwarzanie kontaktów do dziennikarzy i wprowadziłeś je do narzędzia lub dokonałeś ich ręcznej weryfikacji. Jeśli nie posiadasz niezbędnych zgód, powinieneś je uprzednio pozyskać (np. korzystając z GDPR Managera) i dopiero wtedy zrealizować wysyłkę.
Tak, korzystając z GDPR Managera będziesz w stanie zebrać zgody od kontaktów w swojej bazie.
Jaką rolę w procesie przetwarzania danych osobowych pełni Prowly?
Prowly pełni rolę procesora. Oznacza to, że Prowly nie jest właścicielem danych otrzymanych (wgranych do aplikacji), tylko przetwarza te dane w imieniu administratora/procesora..
Kto jest administratorem bazy mediów, z której korzystam w ramach konta na Prowly?
Administratorem bazy mediów jest podmiot, który decyduje o celach i środkach przetwarzania danych osobowych (najczęściej właściciel konta Prowly). Wg RODO „administrator” to osoba fizyczna lub prawna, która samodzielnie lub wspólnie z innymi ustala cele i sposoby przetwarzania danych osobowych.
Kto ponosi odpowiedzialność za poprawne przetwarzanie danych w ramach mojego konta Prowly?
Ostateczną odpowiedzialność za poprawność przetwarzania danych osobowych ponosi administrator. Prowly, poprzez rozwój produktu, dokłada jednak wszelkich starań, by wspierać swoich klientów w tym zakresie.
Czy posiadanie konta na Prowly zapewni mi całkowitą zgodność z wymogami RODO?
Nie. Prowly jako narzędzie zapewnia funkcje, które - poprawnie wykorzystane - pomagają klientom stworzyć proces przetwarzania danych osobowych zgodny ze standardami RODO.
Czy po wejściu RODO dalej będzie można wysyłać wiadomości do bazy mediów w Prowly?
Tak, jeśli posiadasz wymagane zgody na przetwarzanie kontaktów do dziennikarzy i wprowadziłeś je do narzędzia lub dokonałeś ich ręcznej weryfikacji. Jeśli nie posiadasz niezbędnych zgód, powinieneś je uprzednio pozyskać (np. korzystając z GDPR Managera) i dopiero wtedy zrealizować wysyłkę.
RODO z Prowly w pięciu krokach
Krok 1: Zaakceptuj umowę powierzenia danych osobowych
Niebawem, po zalogowaniu się do aplikacji, zobaczysz informację z umową powierzenia danych osobowych do akceptacji (drogą elektroniczną).
Krok 2: Pozyskaj zgody dla swoich kluczowych kontaktów
Jeśli nie masz jeszcze wymaganych zgód, a powinieneś je mieć, nie zwlekaj - jak najszybciej zapytaj o zgodę na przetwarzanie danych osobowych swoje kluczowe kontakty (najlepiej w formie mailowej, bo po premierze GDPR Managera wszystkie zgody bez problemu wgrasz do aplikacji i przypiszesz je poszczególnym kontaktom).
Krok 3: Wprowadź zgody do Prowly
W związku ze zmianą przepisów, w dniu wdrożenia funkcji ochrony danych osobowych (o czym zostaniesz oczywiście poinformowany) w Prowly włączona zostanie domyślna ochrona kontaktów w bazie Audience. Ochronę tę będziesz mógł dezaktywować na poziomie całej bazy kontaktów, pojedynczo do każdego kontaktu przypisać zgody wcześniej uzyskane, oznaczyć manualnie ich pozyskanie lub po prostu rozesłać formularze zgód do wybranych przez Ciebie kontaktów.
Krok 4: Zadbaj o politykę prywatności na Twoim brand journalu
Jeśli Twoja firma ma stronę internetową, to na pewno zadbałeś już o aktualizację polityki prywatności. Nie zapomnij umieścić jej również na swoim brand journalu - możesz użyć do tego Press Kit, stworzyć dedykowaną zakładkę z polityką prywatności w formie “story” lub podlinkować ją w opisie brand journala na stronie głównej.
Krok 5: Pozyskuj zgody na bieżąco
Pamiętaj o tym, że każdorazowo po stworzeniu nowych kontaktów w Twojej bazie, powinieneś zapytać je o zgodę na przetwarzanie danych w wybranych celach. Nie pozwoli Ci o tym zapomnieć GDPR Manager.
Niebawem, po zalogowaniu się do aplikacji, zobaczysz informację z umową powierzenia danych osobowych do akceptacji (drogą elektroniczną).
Krok 2: Pozyskaj zgody dla swoich kluczowych kontaktów
Jeśli nie masz jeszcze wymaganych zgód, a powinieneś je mieć, nie zwlekaj - jak najszybciej zapytaj o zgodę na przetwarzanie danych osobowych swoje kluczowe kontakty (najlepiej w formie mailowej, bo po premierze GDPR Managera wszystkie zgody bez problemu wgrasz do aplikacji i przypiszesz je poszczególnym kontaktom).
Krok 3: Wprowadź zgody do Prowly
W związku ze zmianą przepisów, w dniu wdrożenia funkcji ochrony danych osobowych (o czym zostaniesz oczywiście poinformowany) w Prowly włączona zostanie domyślna ochrona kontaktów w bazie Audience. Ochronę tę będziesz mógł dezaktywować na poziomie całej bazy kontaktów, pojedynczo do każdego kontaktu przypisać zgody wcześniej uzyskane, oznaczyć manualnie ich pozyskanie lub po prostu rozesłać formularze zgód do wybranych przez Ciebie kontaktów.
Krok 4: Zadbaj o politykę prywatności na Twoim brand journalu
Jeśli Twoja firma ma stronę internetową, to na pewno zadbałeś już o aktualizację polityki prywatności. Nie zapomnij umieścić jej również na swoim brand journalu - możesz użyć do tego Press Kit, stworzyć dedykowaną zakładkę z polityką prywatności w formie “story” lub podlinkować ją w opisie brand journala na stronie głównej.
Krok 5: Pozyskuj zgody na bieżąco
Pamiętaj o tym, że każdorazowo po stworzeniu nowych kontaktów w Twojej bazie, powinieneś zapytać je o zgodę na przetwarzanie danych w wybranych celach. Nie pozwoli Ci o tym zapomnieć GDPR Manager.
Baza wiedzy
RODO: oficjalny tekst w języku polskim
Projekt ustawy: przepisy wprowadzające ustawę o ochronie danych osobowych
Projekt ustawy: aktualny stan prac nad projektem
RODO w PR: e-book RODO w PR - jak wdrożyć je w Twojej firmie?
GDPR i agencja PR: case study o tym, jak wchodzimy w RODO
Projekt ustawy: przepisy wprowadzające ustawę o ochronie danych osobowych
Projekt ustawy: aktualny stan prac nad projektem
RODO w PR: e-book RODO w PR - jak wdrożyć je w Twojej firmie?
GDPR i agencja PR: case study o tym, jak wchodzimy w RODO
