Jak przeprowadzić follow-up z Prowly

Jak przeprowadzić follow-up z Prowly

Opublikowany

Budzi skrajne uczucia. Jedni go kochają, drudzy nienawidzą. Jedno jest pewne: dobry follow-up pomoże zdobyć oryginalną publikację, pozwoli nawiązać nową relację czy dostarczy informacji o planach kontaktów. Zanim więc zaczniemy wydzwonić z legendarnym pytaniem „czy dostał pan naszą informację prasową”, warto ten proces odpowiednio zaplanować.

Jest czwartek, chwilę po 10:00. Najlepszy moment w ciągu całego tygodnia, by wysłać informację prasową – właśnie o tej porze dziennikarze najczęściej otwierają maile tłumnie przychodzące do nich ze skrzynek PR-owców. Twój mailing wyszedł chwilę temu i już teraz w Prowly możesz obserwować pierwsze otwarcia i kliknięcia w link do materiału.
Teraz do gry wchodzi jedno z najpopularniejszych narzędzi, po jakie sięgają PR-owcy: follow-up, czyli bezpośredni kontakt z dziennikarzem, nawiązujący do przesłanego wcześniej materiału.
Jak się do niego przygotować, by dziennikarze Cię nie znienawidzili? To proste. Zacznij od pierwszej, najważniejszej rzeczy w życiu każdego PR-owca:

Przygotuj kubek świeżej kawy.

giphy
Giphy
Teraz wróć do komputera i otwórz Prowly. Na ekranie statystyk szczegółowych (detailed statistics) odnajdź te kontakty, które są dla Ciebie kluczowe – to im poświęcisz najbliższych kilkanaście-kilkadziesiąt minut. 
Statystyki szczegółowe w Prowly

Statystyki szczegółowe w Prowly

Każdemu z nich możesz ustawić status działań. Na tym etapie najczęściej będzie to To do: follow-up call czy follow-up email. Gdy oznaczysz w ten sposób wybrane kontakty, usiądź wygodnie i złap za telefon.
Follow-up - statusy w Prowly

Follow-up - statusy w Prowly

Jak przygotować się do rozmowy?

  1. Nie zaczynaj od „czy otrzymała Pani/Pan naszą informację prasową” – raz wysłany email nie ginie w sieci. A jeśli naprawdę się o to martwisz… od tego właśnie masz Prowly. Gdy przy Twoich kontaktach widnieje status sent, możesz mieć pewność, że mail dotarł.
  2. Zastanów się, czego oczekujesz od rozmówcy i co możesz zaoferować. Nie marnuj czasu swojego i dziennikarzy.
  3. Na wstępie pokaż, że wiesz z kim rozmawiasz. Nawiąż do ostatnich publikacji Twojego rozmówcy, jego/jej postów w mediach społecznościowych. Jeśli któreś z nich były tematycznie podobne do Twojego materiału, będzie Ci o wiele łatwiej zdobyć uwagę po drugiej stronie!
  4. Jeżeli na wstępie zapytasz o to, kiedy możesz się spodziewać publikacji, prawdopodobnie nigdy jej nie zobaczysz.
  5. Zaoferuj rozmówcy coś więcej, niż materiał, który wysłałeś już do całej bazy mediów (tak, ONI WIEDZĄ), np. dodatkowy komentarz, mailowy wywiad, dodatkowe zdjęcia czy wideo lub nieudostępniane wcześniej materiały. Sky is the limit.
  6. Bądź pomocny, ale nie nachalny.
Teraz pozostaje już tylko zadzwonić do wszystkich osób z listy. Pamiętaj, że numery telefonu znajdziesz zawsze w profilu danego dziennikarza – dostaniesz się do niego bezpośrednio z listy wysyłkowej. Możesz też wydrukować całą listę odbiorców wraz z numerami telefonu i statusami – wystarczy, że klikniesz eksportuj, a system przygotuje plik .xls gotowy do wydruku.
Po follow-upie koniecznie nanieś wszystkie notatki do Prowly. Zaktualizuj ustawione wcześniej statusy dziennikarzy lub wprowadź nowe. Do dyspozycji masz pięć statusów To do:
  • follow-up email,
  • follow-up call,
  • follow-up text,
  • update details,
  • send samples (<- czyli popularne "WYSŁAĆ PROMKI" ;)
Pamiętaj, że gdy wykonasz opisane wyżej akcje, warto przypisać im status done – w ten sposób ułatwisz sobie śledzenie całego procesu. Wszelkie dodatkowe informacje – jak sugestie dziennikarzy, plany wydawnicze, zbliżające się urlopy itp. możesz nanieść bezpośrednio na karcie danej osoby w bazie mediów.
Kontakt ze statusem <i>done</i>

Kontakt ze statusem done

To wszystko! Teraz pozostaje tylko czekać na założone efekty. Pamiętaj, że w razie potrzeby… możesz wykonać follow-up raz jeszcze 😊

Powodzenia!

Udostępnij

Powiązane artykuły
Czym się różni grupa od segmentu, czyli o porządkach w bazie kontaktów

temu

Einstein powiedział: if you can’t explain it simply, you don’t understand it well enough. Niech ta sentencja będzie dobrym duchem poniższego artykułu.
Zaprzyjaźnij się z Prowly w 90 minut

temu

Wyobraź sobie taką sytuację: przychodzisz rano do pracy, otwierasz laptopa i jedną aplikację. Na dzień dobry widzisz, ile wizyt wygenerowało ostatnio Twoje biuro prasowe czy e-magazyn, która informacja czy artykuł jest ostatnio najpopularniejsza wśród Twoich czytelników oraz kto z Twojej bazy kontaktów ją ostatnio odwiedzał. Przed lunchem planujesz sobie wysyłkę. Możesz iść zjeść, bo zrealizuje się sama. To tylko część możliwości Prowly, z którym właśnie rozpoczynasz swoją przygodę. Teraz opowiemy Ci, jak opanować podstawy i szybko wdrożyć narzędzie w rutynę swojej pracy. Nie zajmie Ci to więcej niż 90 minut.
Własne biuro prasowe a widoczność w Google

temu

Informacja prasowa w załączniku czy Prowly Brand Journal? Domena własna czy prowly.com? Które z nich pozwoli nam zwiększyć widoczność w wyszukiwarce?
Nowoczesne biuro prasowe - e-book od Prowly

temu

Tworząc i rozwijając nasz Brand Journal, chcemy dostarczyć Wam najlepsze na rynku narzędzie do zarządzania biurem prasowym. Dziś sprawdzamy, jak powinny działać serwisy dla mediów z perspektywy ich odbiorców.
Na Twój adres e-mail została wysłana prośba o potwierdzenie subskrypcji.
Potwierdzając subskrypcję wyrażasz zgodę na przetwarzanie Twoich danych w celu otrzymywania treści publikowanych w serwisie.